Eine Anforderungsliste ist schnell verschickt. Danach beginnt häufig die zeitaufwendige Arbeit. Unterlagen kommen in mehreren Lieferungen, manche betreffen den falschen Zeitraum, bei anderen fehlt eine Erklärung. Auch die Liste selbst braucht Pflege, sobald sich am Auftrag etwas ändert.
Bei diesen Vorarbeiten sehen wir sinnvolle Einsatzmöglichkeiten für ChatGPT. Entscheidend ist, welche Informationen bereits vorliegen und welche Entscheidung die Kanzlei noch treffen muss.
Die Vorjahresliste an den aktuellen Auftrag anpassen
Eine vorhandene Liste enthält viel Wissen. Trotzdem muss jemand abgleichen, welche Positionen noch passen und was sich geändert hat. Denkbar ist, ChatGPT eine Gegenüberstellung vorbereiten zu lassen, die vorhandene Anforderungen mit bereits festgelegten Änderungen verbindet. Die Kanzlei könnte dann gezielt über die Vorschläge entscheiden.
Die technische Grundlage dafür ist die Arbeit mit Tabellen und bereitgestellten Dateien. OpenAI beschreibt diese Möglichkeiten in seiner Dokumentation zur Datenanalyse. Ausgangsliste und Auftragsnotizen liefern den Bezug für die Vorschläge. Die Kanzlei legt fest, welche Anforderungen zum aktuellen Auftrag gehören.
Rückfragen verständlicher formulieren
Eine interne Notiz wie „Bankbestätigung unvollständig“ sagt dem Klienten möglicherweise wenig. Für eine brauchbare Rückfrage braucht es die fehlende Information und eine Erklärung, welche Unterlage erwartet wird.
Hier kann ein Textentwurf helfen, sobald die Kanzlei den Sachverhalt geklärt hat. Wir halten das besonders dort für interessant, wo ähnliche Rückfragen immer wieder neu formuliert werden. Die fachliche Feststellung liefert die Kanzlei; die sprachliche Ausarbeitung kann das Werkzeug unterstützen.
Die OpenAI Academy für Finanzteams nennt PBC-Koordination ausdrücklich als Einsatzgebiet. Dazu gehören Übersichten, die zeigen, wer welche Unterlagen bereitstellt und welche Anforderungen noch offen sind.
Von einzelnen Entwürfen zur laufenden Unterstützung
Für die laufende Koordination braucht ein Agent Zugang zu den beteiligten Systemen. Mit passenden Anbindungen und festgelegten Befugnissen kommen weitere Aufgaben infrage, etwa neue Unterlagen zu erkennen oder Bearbeitungsstände zu aktualisieren.
Einen Einblick in die Entwicklung solcher Anwendungen gibt ein Praxisbericht bei ICAEW. Dudley Gould entwickelte mit Unterstützung von ChatGPT einen experimentellen Prototyp zur Standardisierung von Buchungsdaten. In dieser eigenen Anwendung schlägt die KI Zuordnungen vor, die der Nutzer bestätigt oder korrigiert. Für uns ist daran besonders interessant, wie sich Fachwissen in einen wiederkehrenden Arbeitsschritt einbringen lässt.
Wo wir für eine Kanzlei beginnen würden
Unser erster Ansatz wäre eine wiederkehrende redaktionelle Aufgabe mit klarer Ausgangsbasis. Etwa Rückfragen aus bereits geprüften Feststellungen oder Änderungsvorschläge zu einer bestehenden Liste. So lässt sich die Unterstützung dort ansetzen, wo heute regelmäßig Zeit für Formulierungen und Listenpflege aufgewendet wird.
Für die Arbeit mit Klientenunterlagen legt die Kanzlei fest, welche Daten das Werkzeug verarbeiten darf und wer Zugriff erhält. Einen österreichischen Einstieg in diese Fragen bietet die Datenschutzbehörde.
Wenn der Aufwand vor allem beim Sichten eingegangener Dateien entsteht, behandelt unser Beitrag zu Claude Cowork diesen Teil der Zusammenarbeit.